今までFTPによって共有していたファイルもSharePointならブラウザ経由で簡単に共有が可能です。
直感的に操作できるインターフェースは初めての方にも最適！誤ったファイルの上書きにも即時に復元できる機能に加え、だれが・いつ・更新したか一目瞭然なので導入直後からファイル管理の効率化が図れます。

ファイル共有するためにFTPソフトをパソコン1台1台にインストールして使い方を教育するのに比べ、 SharePointならブラウザひとつで事足ります。しかもわかりやすい直感型インターフェースによって使い方を教育する必要もありません。取引先や社外スタッフにSharePointサイトにアクセスするための情報をお渡しする程度で簡単にファイル共有や情報共有が実現できます。

またFTPのパスワードはシステム部や管理画面上からの変更しかできなかったりといった弊害があります。セキュリティ観点からして本当の意味で安全性が保たれていないのが実情です。SharePointならユーザー自身でパスワード変更が可能で、パスワード判別されることもありません。

万が一、ユーザー情報が他人に漏れたとしてもご自身での変更も管理者による上書き変更も可能なうえ、ユーザー認証に連続5回失敗するとアカウントロックポリシー機能がユーザーアカウントをロックし、その後30分はアクセスできないため、情報の漏洩を防ぐことが可能です。

SharePoint上で共有しているファイルであれば自動的にバージョン履歴（保存前・保存後の状態）が保持されるので、誤って上書き保存してしまった際でもワンクリックで簡単に以前のバージョンに復旧させることが可能です。しかもバージョンごとの内容を確認することができるので、どのバージョンを復旧させるかを任意で選べます。

また、ドキュメントライブラリやバージョン履歴の画面は、ファイル名・最終更新日時・最終更新者などが一覧表示され一目瞭然なので、いつものWindowsパソコンと同じようなインターフェースで管理や運営も楽に行えます。

SharePointの共有ドキュメント機能の一部にSharePointサイト上にあるOfficeファイルを直接編集する機能があります。この機能を利用すると、FTPのようにダウンロードしたり更新ファイルをアップロードしたりする必要がなくなり、思い立った時にいつでも・どこからでもファイルを更新することができ、業務効率を向上させられます。