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自動返信メール

送られてきたメールに即時返信。夜間や休日のメール対応に最適

自動返信メールとは、送られてきたメールに対してあらかじめ用意しておいた定型文を自動的に返信する機能です。設定は各ユーザーの Outlook2003/2007 から行い、件名や定型文の内容などを設定することができます。

例えば、お問い合わせ担当者用のメールアドレス「info@○○○.co.jp」に自動返信設定を行った場合、「お問い合わせありがとうございます。折り返し担当者よりご連絡いたします」といった定型文を返信することができます。

自動返信のメリットはメール送信者への「安心感」

顔の見えないインターネットでのメールのやり取りを行う場合、すぐに返信がないと送信者は「いつ連絡をもらえるのだろう」「本当にメールが届いたのだろうか」といった不安感に襲われがちです。しかし自動返信メールを利用すれば、夜間や休日などの問い合わせに対しても、すぐに送信者へ返信することができます。

自動返信メール機能は、信頼性や確実性を求められるビジネス利用に必須の機能と言えるでしょう。