そこで今回は、法人でレンタルサーバーを使う際に気をつけておくべきメール設定についてご説明します。今回お伝えするポイントさえしっかりできていれば、その後は問題なく機能を使いこなせるようになります。ぜひ、参考になさってくださいね。
法人サービスを展開するにあたって、レンタルサーバーは必要不可欠なものです。公式ホームページで自社サービスをクライアントにアピールするためはもちろん、メールの送受信を行うためにはレンタルサーバーが必要です。レンタルサーバーを使うことで、ホームページ用のデータやメールデータを安全に保管することができます。もちろん、ホームページやメール用のアカウントは無料で取得することができますが、やはり法人としての信頼性を強調するためには多少の経費がかかってもレンタルサーバーを利用するほうがいいでしょう。
しかし、ここでレンタルサーバーを導入する際に戸惑う方が多いようです。レンタルサーバーでメールの送受信ができるようになるまでは、いくつかの複雑な手順をクリアしなければなりません。そのため、一旦サービスを取り入れても使い勝手が理解できずに混乱してしまう担当者の方が少なくないようです。
目次
「レンタルサーバーが使えない」を防ぐために！気をつけておくべきポイント4選
ここでは、レンタルサーバーでメールの送受信を行う際にに起こりがちなトラブル4選に対し、それぞれ解決策をご紹介します。
アカウント設定ができない→メールアドレスの設定
レンタルサーバー初心者の方がまずぶつかる壁として、「アカウント設定ができない」というものがあります。導入したからといってすぐにメールの送受信ができるわけではなく、その前に多少の手順をこ
アカウント設定をするためには、管理画面からメールアドレスを設定する必要があります。基本的に、どのレンタルサーバーでも「コントロールパネル」という画面がありますので、そこにアクセスしましょう。
まずは、取得したドメインを確認してください。レンタルサーバーを利用する際、ドメインは必ず付与され、確認メールなどで送付されます。管理画面からドメインを設定すれば、レンタルサーバーを使ってホームページを公開できます。ホームページのURLに関しては、最初はレンタルサーバー会社から付与されたドメインが表記されることがほとんどですが、ご希望次第で独自ドメインを表記することもできます。これによってメールアドレスも独自ドメインとして管理が可能です。こちらには取得ドメインとレンタルサーバーを関連付けるなど、少し複雑な作業が必要になってきますので、必要な場合はサーバー会社にサポートを頼むことをおすすめします。
この作業が完了してから、メールアカウントを設定します。ほとんどのレンタルサーバーに「メールアドレスの設定」という画面がありますので、そこにアクセスします。ご希望の文字列とパスワードを入力すれば、メールアカウントの作成・設定は完了です。
メールの送受信ができない→それぞれのポイントをチェック！
レンタルサーバーを導入することによってより安全に自社メールの管理ができるようになりますが、毎回管理画面を開いてメールチェックをするのはさすがに面倒です。そのため、Outlookなどのメールソフトを使ってチェックをするのが一般的ですが、「ここでメールソフトでの送受信ができない」というトラブルが起こりやすいと言われています。
ここではよく起こりやすいトラブルに対して対処法をご説明します。
まず、メールソフトを使用する際に「何回も認証画面が表示される」については、メールアドレスとパスワードが異なっている可能性があります。特にパスワードを間違えるケースが多く、メールソフト用にパスワードを設定して入力してしまう方が少なくありません。ここでのパスワードはメールアカウント設定で入力したものが必要になりますので、何回も認証画面が表示される際に試してみてください。
「サーバーに接続できない」「サーバーが見つからない」など、エラーメッセージが表示されることもあります。ここでは、受信サーバー名に問題が起こっている可能性が考えられます。メールソフトを設定する際、受信サーバー名を入力する欄があります。アカウント設定を開き、ここにはお使いのメールアドレスの@から後ろのアドレスを入力しましょう。
また、「保護されたパスワード認証によるログインを拒否した」などのメッセージが表示されることもあります。この場合、アカウント設定の管理画面からチェックボックスを確認してください。パスワード認証について書かれた文章のチェックボックスにチェックを入れると、問題が解決されます。
以上のポイントを確認して解決すると、メールの送受信ができるようになります。それでも送受信が難しいのであれば、一度サーバー管理会社に連絡してください。
メールが早く送れない→送信元サーバーに制限がかかっていないか確認！
メールの送受信ができるようになったものの、「メールの送信に時間がかかる」というケースもあります。実際に送信してから数時間以上経過することもあるので、仕事としてメールの送受信を行う際には困りものですよね。
送信元サーバーに何らかの制限がかかっていないかを確認してください。ここでサーバーに制限がかかっていると、メールの送信が遅れてしまいます。ほとんどのレンタルサーバーで、ドメイン設定画面から「ドメインのSPFコード」を設定することで送信サーバーが明確化され、メール送信の遅延などのトラブルが解決できます。
それでも、メール送信に遅延が生じる原因は、お使いのレンタルサーバーごとに異なる場合があります。対策を考える際に、必ずサーバー管理会社に連絡しましょう。そのほかにも、大量のメールを一斉送信する、スパムメールと思われやすいメール送信をするなど、遅延が生じる原因には様々なものがあります。
迷惑メールが届く→迷惑メールフィルタを使う
メールアカウント設定を行ってしばらくすると、アカウントに迷惑メールが届くことが多くなります。迷惑メールが増えると必要なメールまで誤作動で削除してしまうことも少なくないので、仕事としてレンタルサーバーを使う方には非常に困りものですよね。仕事に影響が出てしまわないよう、なるべく早くに対策を考えましょう。
ほとんどのレンタルサーバーには迷惑メールフィルタサービスがあります。無料のものと有料のものがありますので、レンタルサーバーを比較検討する際に確認しておきましょう。迷惑メールフィルタサービスはメールアドレスの文字列やタイトルでの記号の多用、本文にURLが使用されているなど、迷惑メールの多くにありがちな共通点を見出し、フィルタリングしてくれます。フィルタによっては迷惑メールとそうでないメールの区別を学習できるものもあるので、ぜひ有効活用してみましょう。
また、迷惑メールを受け取ったときの注意点として、添付されているURLを絶対に開かないようにしましょう。それによって迷惑メールが増え、多い場合には1日に数百通も受信する結果になってしまいます。迷惑メールだと判断したら破棄するか、どうしてもしつこいようであれば専門の機関に相談してください。
まとめ
以上、法人でレンタルサーバーを使用する際の注意点についてご説明しました。メールアカウントの設定や送信・受信サーバーの設定には少し難解な手順が必要となりますが、一つずつ丁寧にクリアしていけば問題ありません。メール送信時や迷惑メールなどのトラブルを避けるためにも、スペックの高いレンタルサーバーを選ぶこともポイントです。
